Vacature: Stagiair Management Assistant UNU-CRIS

De Universiteit van de Verenigde Naties in Brugge (UNU-CRIS) zoekt een stagiair(e) Management Assistant die kan starten op 13 augustus 2018. De stage duurt tot en met het einde van december 2018.

Jouw taken als stagiair management assistant:

  • Helpen bij de dagelijkse werking van de management assistant, de onderzoeksassistent van de directeur en de financieel beheerder:
    • Bibliotheek bijhouden, bestellingen kantoorbenodigheden en keukentoebehoren opvolgen, boeken en rapporten redigeren, vergaderingen voorbereiden, inkomende en uitgaande post behandelen, facturen ingeven, etc.
  • Het administratief personeel ondersteunen bij de voorbereidingen van komende evenementen:
    • Zakenreizen organiseren: vlucht- en treintickets boeken, hotel en vervoer regelen; nodige documenten voor en na de reis bijhouden en invullen.
  • De medewerkers administratief bijstaan in het kader van lopende projecten:
    • Accounts aanmaken, computers gebruiksklaar maken, nodige informatie verzamelen en dit aan de betrokken personen communiceren.

Wie zoeken we:

  • Je beschikt over minstens een bachelordiploma.
  • Je bent zeer geïnteresseerd in administratie en event management.
  • Je bent dynamisch en enthousiast om bij te dragen aan de activiteiten georganiseerd door de Universiteit van de Verenigde Naties.
  • Je werkt goed onder druk en je kunt snel en efficiënt handelen.
  • Je hebt een zeer goede kennis van het Microsoft Officepakket en je hebt, bij voorkeur, ervaring met de Adobe Creative Suite.
  • Je moedertaal is het Nederlands en je beschikt over uitstekende vaardigheden in de Engelse mondelinge en schriftelijkecommunicatie.
  • Je bent bereid te werken in Brugge voor de duur van de voltijdse stage.

Wat bieden we aan:

  • Ervaring in een internationale en multiculturele omgeving.
  • Een (basis) opleiding in Adobe Indesign en Photoshop.
  • Een rol in een uitdagende en stimulerende werkomgeving.
  • Werken met hooggekwalificeerde medewerkers met verschillende professionele achtergronden.
  • Toegang tot het netwerk van de UNU-CRIS-partners, inclusief andere VN-instellingen en enkele van de vooraanstaande universiteiten en non-gouvernementele organisaties van over de hele wereld.
  • De stageplaats is onbezoldigd, maar kosten voor het (lokale) woon-werkverkeer zullen terugbetaald worden.
  • Je komt in aanmerking voor een subsidie indien je reeds een diploma behaald hebt bij een instelling van secundair of hoger onderwijs die gefinancierd wordt door de Vlaamse overheid. Voor meer informatie: http://www.fdfa.be/ftp.

Hoe aanmelden:

Zend je sollicitatiebrief in 1 pdf-bestand (een gedetailleerde cv en motivatiebrief naar jobs@cris.unu.edu) uiterlijk tot 6 juli 2018 om 16:00 uur MET. Let op dat alleen sollicitanten op de shortlist zullen worden uitgenodigd voor een interview op de site van UNU-CRIS op 18, 19 of 20 juli 2018. Alle aanvragen worden vertrouwelijk behandeld.